Mediante el presente documento se adoptan las políticas y el procedimiento general
para garantizar el derecho fundamental que consagra la Constitución Política
Colombiana en su artículo 15 relativo a la intimidad y el buen nombre de las
personas naturales frente a todos los medios, posibilidades o fuentes de vulneración
posibles.
El marco jurídico que fundamenta la presente Política de Tratamiento son el artículo
15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto
1074 de 2015, la circular externa n° 02 de 2015 y demás normas vigentes en la materia.
BIENES Y PROYECTOS INMOBILIARIOS SAS, identificada con el Nit. 800 146
739-3, con domicilio en Colombia en la ciudad de Bogotá D.C localizada en la
Carrera 69ª # 23C-75 local 1, en adelante la empresa, garantizará la protección de los
datos. Ello, a través de (Wilson Carrasquilla Pérez) su responsable, quien ostenta la
calidad de representante legal, y (Mari luz Quimbayo) de los encargados, en
aquellos eventos en donde la empresa entregue el tratamiento de la base de datos a
un tercero. Como consecuencia de lo anterior, tanto responsable como encargados,
acogerán íntegramente esta política, junto con las obligaciones y procedimiento que
de aquí se desprendan, velando por la implementación de la misma al interior de la
empresa, divulgando su contenido y efectos entre su personal, es decir, entre sus
subordinados o dependientes (operadores), y vigilando su cumplimiento. Todo
ello, en garantía de la confidencialidad, seguridad y protección de la información de
acuerdo a las disposiciones legales anteriormente citadas.
PRIMERO. LA INFORMACIÓN O DATOS PERSONALES Y SUS TITULARES.
Por información o datos personales, debe entenderse todo documento, archivo,
hecho, circunstancia y en general todo aquello que por su carácter sea representativo
o declarativo de los asuntos asociados a una persona natural ligada a la empresa, en
virtud de un vínculo obligacional de tipo laboral, comercial, civil o de cualquier otro
tipo.
De tal manera, toda persona natural, esto es, clientes, prospectos, contratistas,
proveedores, trabajadores o cualquier otra persona o entidad que, por algún motivo
suministre información a la Empresa, será sujeto de protección por ser su titular.
SEGUNDO. RECOLECCIÓN Y SEGURIDAD DE INFORMACIÓN.
La Empresa realizará la recolección de información a través de sus diferentes medios
personales y electrónicos, así como a través de otras sociedades subordinadas o que
lleguen a formar parte del grupo empresarial, en caso que se genere.
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Como consecuencia de lo anterior, la Empresa, a través de su responsable y
encargados, divulgarán la presente Política de Tratamiento de Datos y su personal
quedará comprometido a otorgar el debido tratamiento a la información que con
ocasión de su trabajo llegase a conocer, observando siempre las directrices trazadas
en la presente Política de Tratamiento de Datos.
La Empresa deberá garantizar que la información se maneje con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso por personal
no autorizado o de manera fraudulenta.
TERCERO. LA PROTECCIÓN, CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
La Empresa estará en todo caso obligada al tratamiento adecuado de la información
que le sea suministrada desde su interior y desde el exterior. Como consecuencia
deberá recolectar, almacenar, usar, circular, o suprimir, información únicamente
dentro del ámbito exclusivamente interno y para los fines propios o del giro
ordinario de su actividad económica, siempre que no desborden los límites
establecidos por la ley, reglamentos o contratos que la vinculen al titular de la
información.
Aun siendo información destinada a un tratamiento interno, no podrá ser expuesta
ni divulgada ante nadie, aquella que afecta la intimidad del titular, o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, al revelar el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual y los datos biométricos.
Los trabajadores y contratistas (personal), al tener acceso a información de sus
similares o demás personas que hagan parte de la Empresa, o de aquellos asociados
o vinculados a la empresa, obrarán en calidad de operadores de dicha información
y como consecuencia deberán usarla y administrarla, observando los fines antes
mencionados. Igual calidad, ostentarán cuando se trate de información asociada a
los demás sujetos de protección de que trata el numeral relativo a la información o
datos personales y sus titulares. El mismo compromiso lo asumirán directivos,
socios y representantes legales de la empresa en sus actuaciones individuales o
colegiadas.
En mérito de lo anterior, la Empresa y quienes la representen a cualquier título, no
podrán suministrar información a personas naturales o jurídicas distintas a los
titulares de la información, sino para fines lícitos y observando lo establecido en el
numeral relativo al deber de información al titular.
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CUARTO. DEBER DE INFORMACIÓN AL TITULAR, AUTORIZACIÓN Y
CUSTODIA DE LA MISMA.
En caso de que la información deba ser suministrada a terceros, será obligatorio de
manera previa informar a su titular y solicitar su autorización, por escrito. Quien
pretenda efectuar el suministro de información a terceros, carecerá de facultades
para hacerlo cuando no sea responsable o encargado, es decir, carecerá de
facultades, el operador. En caso de que el operador advierta necesidad o
conveniencia en el suministro de datos a terceros, deberá ponerlo en conocimiento
del encargado o responsable, quien, de considerarlo pertinente, necesario y
justificado, solicitará por escrito la autorización del titular de la información, u
otorgará permiso escrito al operador para que proceda a realizar la solicitud de
autorización al titular de la información de acuerdo al modo que su superior le haya
indicado. Tanto responsables como encargados y operadores, en todo caso, estarán
obligados a revelar al titular en la solicitud que se le envíe, el propósito y la
justificación del suministro, al igual que la persona a quien se suministrará.
La autorización con fundamento en la cual se pretenda suministrar los datos a un
tercero, deberá ser escrita e inequívoca, suscrita por el titular de la información o por
su representante debidamente facultado. El instrumento a través del cual el titular
de la información imparta su autorización, será puesto en conocimiento del
encargado o el responsable, en ausencia de aquel, y así mismo del jefe o
departamento de área, quien llevará un registro minucioso de ésta y la mantendrá a
disposición en caso de requerirse.
De tal manera, el tratamiento de la información solo puede ejercerse con el
consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin su previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento del titular.
Asumirá la responsabilidad interna quien contraríe esta directriz en el suministro
no autorizado de información a terceros.
QUINTO. FINALIDAD EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN.
La empresa podrá organizar en bases de datos o archivos, información de personas
naturales cuando sea necesario para el desarrollo de su objeto social siempre que sea
lícita y para propósitos lo suficientemente bien definidos. De acuerdo a las bases de
datos de la empresa, existen, entre otras, las siguientes bases de datos, que tendrán
de manera especial las siguientes finalidades:
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 TRABAJADORES: La finalidad de la recolección de datos en la presente base
de datos, consiste en la organización de la información de los trabajadores
necesaria para liquidar salarios, prestaciones sociales, vacaciones, afiliaciones
al sistema de seguridad social integral y cálculo de las retenciones en la fuente
de acuerdo a la Ley.
Así mismo esta base de datos incluye información personal de trabajadores
retirados, con el objetivo de conservar la información durante eventuales
reclamaciones por derechos derivados de la relación laboral.
 PROVEEDORES: La finalidad de la recolección de datos en la presente base
de datos, consiste en la organización de la información personal de los
proveedores personas naturales necesaria para la ubicación, identificación,
aplicación de retenciones en la fuente y capacidad técnica y administrativa,
de acuerdo a las necesidades de la compañía.
 CLIENTES: La finalidad de la recolección de datos en la presente base de
datos, tiene como finalidad hacer el correcto uso de sus datos para fine
estrictamente comerciales y con el objeto de ofrecerle servicios
administrativos y comerciales dados por la relación entre empresa y cliente.
 PROSPECTOS: Estas bases de datos se usarán con fines de marketing y
promoción estrictamente comercial una vez se obtenga la autorización por
parte de los titulares.
En caso de variación en el propósito con que se trate determinada información,
habrá que tener en cuenta que el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada a su titular
observando la directriz del numeral relativo al deber de información al titular.
SEXTO. CALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible, en especial si se trata de información materia de
suministro a terceros. Se prohíbe la divulgación de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
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SÉPTIMO. DERECHO DEL TITULAR A OBTENER RESPUESTA DE LA
EMPRESA.
La empresa a través de quienes la representen a cualquier título, deberá atender con
diligencia y oportunidad los requerimientos que versen sobre la información del
titular cuando éste los solicite, redireccionándola al responsable para que éste sea
quien atienda y dé respuesta al requerimiento presentado, asistiéndole el mismo
deber de diligencia en el trámite que se desprenda.
Del mismo modo, el titular tiene el derecho a obtener respuesta a sus solicitudes y a
que la empresa cree, corrija, modifique o suprima información en sus bases de datos
cuando haya lugar a ello. Dicha respuesta, deberá darse al titular dentro de los
términos establecidos por la ley estatutaria de derecho de petición o por la que la
derogue o modifique.
En virtud de lo anterior, el titular de la información tiene derecho a:
 Conocer, actualizar y rectificar su información frente a los datos inexactos,
incompletos o fraccionados, como aquellos que induzcan a error.
 Recibir información respecto del uso que se da a sus datos personales previa
solicitud.
 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de
las bases de datos que dieron origen a dicha autorización.
 Presentar quejas ante la entidad administrativa encargada de la protección de
los datos personales.
Lo anterior, sin que con su ejercicio se haga imposible la prestación de los servicios
contratados, o a los que se encuentra afiliado o vinculado. En caso de que persista
en su intención de eliminación deberá asumir las consecuencias de la terminación
anticipada de los servicios a los que esté vinculado, por razones atribuibles a su
culpa.
Para el ejercicio de este derecho se habilita el correo electrónico:
contactenos@bypinmobiliarios.com, así como los demás que para tal propósito se
indique en el registro de bases de datos personales de la entidad competente.
PROCEDIMIENTO PARA LA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O
SOLICITUD DE SUPRESIÓN DE DATOS.
El Titular o sus causahabientes que, determinen revocar la autorización otorgada
para el tratamiento de la información contenida en nuestras bases de datos, pueden
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hacerlo mediante la presentación de un reclamo, por medio de un correo electrónico
a la siguiente dirección electrónica: contactenos@bypinmobiliarios.com A partir de
la recepción de la solicitud, la empresa tiene 10 días para dar respuesta a la solicitud
realizada. Si vencido el término, la empresa no elimina los datos, el Titular podrá
solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de
la autorización y/o la supresión de los datos personales.
Aquella información cuyo tratamiento no haya sido autorizado por el titular, deberá
ser destruida. Sin embargo, previamente y por escrito, la noticia de no autorización
debe ser comunicada por quien la recibió al jefe del área y al jefe de tecnología o
informática, quienes quedarán vinculados a destruirla. Igual procedimiento se
seguirá en caso de revocatoria de la autorización.
El jefe de tecnología o informática llevará el registro y el control de las personas que
no han autorizado o que han revocado su autorización, y prevendrá al personal a
través de medios idóneos con el fin impedir cualquier acto vulneratorio posterior.
En cualquier caso, de acuerdo al artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de
supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán
cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR RECLAMACIÓN DE QUIEN
DENUNCIE IRREGULARIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS.
 El peticionario enviará una comunicación escrita dirigida al representante
legal de la Empresa, especificando su nombre completo, identificación, correo
electrónico y un relato sucinto de los hechos que generaron la reclamación o
inconformidad.
 De estar incompleta la solicitud, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la recepción que haga la Empresa de dicha comunicación, esta solicitará al
peticionario por medio de una comunicación electrónica o a través de
cualquier medio idóneo, que allegue los documentos o evidencias que le sean
indicadas.
 Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que el peticionario se
notifique, deberá allegar toda la información que solicite la Empresa.
 Si dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud que realice la Empresa,
no se allegaran los documentos solicitados para subsanar las inconsistencias
presentadas en su petición, se entenderá que el peticionario desistió de la
solicitud.
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 Dentro de los quince (15) días siguientes a la radicación de la petición o de la
recepción de los documentos o aclaraciones exigidos por la Empresa, esta
dará respuesta a la petición. En caso de no ser posible dar solución en el
término anterior, se especificará la fecha en la cual se resolverá la petición, sin
que transcurran ocho días, posteriores al vencimiento del primer término.
OCTAVO. PROHIBICIÓN ESPECIAL DE DIVULGACIÓN DE
INFORMACIÓN.
La información de personas naturales, no podrá estar disponible en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que la información sea pública
y que el acceso sea técnicamente controlable por la Empresa para brindar un
conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
NOVENO. DEBER DE CONFIDENCIALIDAD DE LA EMPRESA.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de información que no tenga
la naturaleza de pública están obligadas a garantizar la reserva de la información,
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende
el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos
personales ajenos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas en ésta Política de Tratamiento de Datos y en la ley.
DÉCIMO. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A TERCEROS CON
PROPÓSITOS COMERCIALES.
En la Empresa, está prohibido el tratamiento de datos personales para fines
comerciales o distintos al uso interno. Solo estará permitido cuando medie
autorización escrita proveniente de quien estatutariamente o legalmente esté
facultado para la toma de ésta decisión, quien a su vez deberá ostentar autorización
escrita del titular de la información.
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DÉCIMO PRIMERO. OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS.
a) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por la ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos personales;
b) En caso de ser requerido, informar debidamente al titular de la información
sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de
la autorización otorgada y publicada en el Manual Interno de Políticas para
Garantizar la protección de datos personales.
c) Exigir a los operadores y a terceros, en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
d) Informar a los operadores del tratamiento a su cargo o bajo su
responsabilidad, cuando determinada información se encuentra en discusión
o controversia, una vez se haya presentado la reclamación;
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e) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los Titulares;
f) Cumplir con los demás deberes, instrucciones y requerimientos que impartan
las autoridades competentes;
g) Informar al Responsable y al Jefe de Tecnología, los datos sobre los cuales
exista una reclamación, proceso administrativo y/o judicial;
h) Tramitar directamente o a través de quien delegue, pero bajo su
responsabilidad, la contestación de las reclamaciones que presenten los
titulares de la información;
i) Garantizar efectivamente los derechos de los titulares de la información;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden
tener acceso a ella, y tomar por iniciativa propia las acciones o medidas
necesarias para garantizarlo;
k) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”;
l) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”;
una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos
judiciales;
m) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el
Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por autoridad competente y
prevenir oportunamente sobre el particular a los operadores de la
información;
n) Cuando las bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros
deberá, de manera previa, informar al titular y solicitar su autorización
conforme lo establece ésta política;
o) Cumplir con los demás deberes, instrucciones y requerimientos que impartan
las autoridades competentes.
DÉCIMO SEGUNDO. CARÁCTER VINCULANTE DE LA POLÍTICA PARA EL
PERSONAL DE LA EMPRESA Y SOCIOS.
La presente política forma parte íntegra de los contratos laborales, comerciales o de
servicios, que rigen las relaciones entre la Empresa y los operadores, encargados,
responsables y socios. El cumplimiento de la presente política por parte de éstos, se
constituye en una obligación contractual que los vincula tanto como cualquier otra
obligación del contrato.
DÉCIMO TERCERO. OBLIGACIÓN ESPECIAL DE LOS OPERADORES,
ENGARGADOS, RESPONSABLE Y SOCIOS.
Las personas que en la Empresa ostenten la calidad de operadores, encargados,
responsables y socios, tienen la obligación especial de conocer y aplicar ésta política
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por iniciativa propia y por mandamiento de los contratos u actos que los vinculan a
la Empresa. En igual sentido, tendrán la obligación de poner en conocimiento del
encargado o de quien tenga facultades de representación en la Empresa, cualquier
vulneración de que tenga conocimiento a ésta política.
DÉCIMO CUARTO. OBLIGACIÓNES ESPECIALES DE LA EMPRESA PARA
CON SU PERSONAL Y TERCEROS EN CORREOS ELECTRÓNICOS,
GRABACIONES, PAGINAS WEB Y SIMILARES.
La empresa garantizará que los mensajes de datos que su personal envíe desde los
correos electrónicos corporativos, cuenten con anuncios o instrumentos que
propendan por garantizar la confidencialidad de la información, para que quien
resulte destinatario en la conversación le otorgue el uso debido y autorizado en aras
de proteger la información personal allí incluida tanto del personal remitente, como
de terceros.
La empresa así mismo garantizará que a la información institucionalmente
recolectada a través de grabaciones, se le otorgará un tratamiento lícito y en todo
caso previamente informado a sus titulares a través de los medios que resulten
apropiados.
Adicionalmente, la empresa, previamente, informará y solicitará la autorización de
terceros en el caso de capturar su información a través de páginas web, o a través de
medios similares o recolectados sin que el titular de los datos haya buscado o
propiciado su suministro, o tenido contacto directo con la empresa mediante sus
representantes o personal.
DÉCIMO QUINTO. DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA A LOS TITULARES.
La empresa pondrá en conocimiento de cada titular sobre la existencia de la presente
Política de Tratamiento de Datos Personales, informando por cualquier medio
idóneo el lugar donde podrá encontrarla.
DÉCIMO SEXTO. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE
DATOS.
La Empresa se reserva el derecho a modificar la presente política de tratamiento de
datos, para adecuarla a las disposiciones legales, jurisprudenciales o la demás
normatividad que le sea aplicable.
DÉCIMO SEPTIMO. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO
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69ª N° 23C – 75 Local 1, y correo electrónico: contactenos@bypinmobiliarios.com.
DÉCIMO OCTAVO. VIGENCIA. La presente política entra en vigencia a partir del
nueve (09) de Abril de dos mil diez y nueve (2019).